In het kort
Microsoft Hero Link is de nieuwe standaard deellink in SharePoint en OneDrive: elk bestand en elke map krijgt één vaste link, of u die nu kopieert, mailt of uit de adresbalk haalt. Standaard werkt de link alleen voor mensen die u zelf toevoegt. U kunt hem verbreden naar uw organisatie of naar iedereen met de link, als uw tenant dat toestaat. Microsoft rolt Hero Link uit tot eind november 2026. Hero Link maakt samenwerken eenvoudiger, maar voegt geen ontvangerverificatie, verplichte vervaldatum of audit trail per overdracht toe. Voor vertrouwelijke bestanden die naar externe partijen gaan, blijft secure file transfer nodig.
Wie in Microsoft 365 een bestand deelde, maakte vroeger bijna elke keer een nieuwe link aan. Eén bestand kon zo tientallen links krijgen, elk met een eigen doelgroep en eigen rechten. Microsoft Hero Link maakt daar een einde aan: elk bestand krijgt één vaste link.
Voor gebruikers is dat een echte verbetering. Voor IT-managers en security officers roept het nieuwe vragen op: wie kan die link gebruiken, verloopt hij en wat gebeurt er als vertrouwelijke documenten de organisatie verlaten? In dit artikel leest u wat Hero Link is, wat er verandert voor beheerders en wanneer u meer nodig heeft dan een deellink.
Wat is Microsoft Hero Link?
Microsoft kondigde Hero Link in mei 2025 aan als de volgende stap in het delen van bestanden in Microsoft 365. Het idee is eenvoudig: één bestand, één link.
- Eén primaire link per bestand of map. Link kopiëren, delen per e-mail en het adres in uw browser geven allemaal dezelfde link.
- Veilige standaard. De link begint als “Alleen toegevoegde personen”: hij geeft geen toegang totdat u mensen aan het bestand toevoegt.
- Doelgroep aanpasbaar. U kunt de link verbreden naar “Personen in uw organisatie” of “Iedereen met de link”, voor zover het deelbeleid van uw tenant dat toestaat.
- Wijzigingen op dezelfde link. Past u de doelgroep aan, dan werkt Microsoft de bestaande link bij in plaats van een nieuwe te maken.
Dat maakt delen voorspelbaarder. Mensen krijgen niet langer vijf verschillende links naar hetzelfde document en de eigenaar ziet makkelijker wie er toegang heeft.
Wanneer komt Hero Link beschikbaar?
Volgens SysKit en Topedia rolt Microsoft Hero Link gefaseerd uit tot eind november 2026, zoals aangekondigd in Message center-bericht MC1454378. Sommige gebruikers in uw tenant zien de nieuwe ervaring eerder dan anderen.
Wat verandert er voor Microsoft 365-beheerders?
- Standaard doelgroep per site. Beheerders stellen de standaard doelgroep van Hero Links per site in met de instelling
DefaultMainLinkScope(via Set-SPOSite). Eén tenantbrede schakelaar is er niet. - Tenantbeleid blijft gelden. Hero Link volgt uw deelinstellingen. Staan “Iedereen”-links uit, dan zien gebruikers die optie niet.
- Overerving van rechten. De eerste Hero Link op een bestand verbreekt de overerving van rechten voor dat bestand.
- Bestaande links blijven bestaan. Oude links worden niet omgezet. Ze staan onder “Andere deellinks”, en links met een tijdslimiet blijven links in de oude stijl.
- Nog niet overal. Word, Excel en PowerPoint op de Mac gebruiken volgens SysKit nog het oude deelvenster.
Beveiligingspunten om te controleren vóór de uitrol
Hero Link heeft een veilige standaardinstelling, maar een paar punten verdienen aandacht, zeker in gereguleerde organisaties:
- Vervalbeleid geldt niet. SysKit meldt dat bestaand vervalbeleid voor deellinks niet geldt voor Hero Links. Een link die u verbreedt naar “Iedereen” kan dus onbeperkt actief blijven.
- Deelrapporten worden voller. Hero Links kunnen opduiken bij bestanden die niemand bewust heeft gedeeld. Dat maakt deelrapporten lastiger te lezen.
- Toegang intrekken is alles of niets. “Toegang verwijderen” haalt iedereen behalve de eigenaar weg. “Link opnieuw instellen” maakt een nieuwe URL, en mensen met bestaande rechten hebben dan de nieuwe link nodig.
- Geen verificatie per overdracht. Een link die openstaat voor “Iedereen” werkt voor wie hem heeft. Er is geen extra controle of de juiste persoon het bestand opent.
Dat maakt Hero Link niet onveilig. Het is een functie voor samenwerking, gemaakt voor mensen die samen aan documenten werken. De vraag is of het de juiste tool is voor elke vorm van bestanden delen.
Hero Link voor samenwerken, secure file transfer voor externe uitwisseling
Binnen uw organisatie is Hero Link een welkome verbetering. Collega’s delen één link, rechten zijn duidelijker en er ontstaan minder losse links.
Dat verandert zodra vertrouwelijke documenten naar klanten, leveranciers, advocaten of toezichthouders gaan. Dan wilt u zeker weten wie het bestand opent, wilt u dat toegang vanzelf vervalt en wilt u achteraf kunnen aantonen wat er is gebeurd. Onder de AVG, de Cyberbeveiligingswet en DORA wordt dat bewijs steeds vaker verwacht. Lees meer over die grens in SharePoint vs Secure File Transfer en in ons artikel over veilig bestanden delen met externe partijen.
Microsoft Hero Link vs Msafe: de vergelijking
| Microsoft Hero Link | Msafe Secure File Transfer | |
|---|---|---|
| Belangrijkste doel | Samenwerken aan bestanden in Microsoft 365 | Gecontroleerde overdracht van vertrouwelijke bestanden aan externe partijen |
| Link | Eén vaste link per bestand | Persoonlijke uitnodiging per ontvanger |
| Verificatie van de ontvanger | Afhankelijk van doelgroep en tenantinstellingen | Pincode, 2FA of eenmalige code via de telefoon |
| Vervaldatum | Bestaand vervalbeleid voor links geldt niet | Vervaldatum per overdracht, centraal af te dwingen |
| Toegang intrekken | Toegang verwijderen of link opnieuw instellen voor iedereen | Intrekken per overdracht of ontvanger |
| Bewijs achteraf | Standaard deelrapporten van Microsoft 365 | Audit trail van elke upload, verificatie en download |
| Versleuteling | Standaardversleuteling van Microsoft 365 | AES-256-versleuteling |
| Locatie van de data | Afhankelijk van uw Microsoft 365-tenant | Hosting in Nederland |
| Bestandsgrootte | Binnen de limieten van Microsoft 365 | Standaard tot 1 TB, groter op aanvraag |
Allebei gebruiken: Microsoft 365 voor samenwerken, Msafe voor externe overdracht
U hoeft niet te kiezen tussen Microsoft 365 en secure file transfer. Gebruik OneDrive en SharePoint om samen te werken, en Msafe zodra een vertrouwelijk bestand naar een externe partij gaat. Met de Msafe Connector voor Outlook verstuurt u dat bestand vanuit uw eigen mailvenster via Msafe: geverifieerd, tijdgebonden en vastgelegd.
Msafe koppelt u aan Microsoft Entra ID met Single Sign-On en SCIM-provisioning, zodat gebruikersbeheer op één plek blijft. Externe ontvangers hebben geen account nodig: met Easy Download verifiëren ze zich één keer via hun telefoon en downloaden ze het bestand.
Checklist voor beheerders
- Bepaal per site welke standaard doelgroep Hero Links krijgen met
DefaultMainLinkScope. - Controleer of “Iedereen”-links in uw tenant zijn toegestaan, en op welke sites.
- Houd er rekening mee dat bestaand vervalbeleid niet geldt voor Hero Links, en bepaal hoe u daarmee omgaat.
- Vertel gebruikers dat “Link opnieuw instellen” en “Toegang verwijderen” iedereen met toegang raken.
- Leg vast welke bestanden via een Hero Link gedeeld mogen worden en welke via secure file transfer moeten.
- Zorg dat de veilige route net zo makkelijk is, bijvoorbeeld vanuit Outlook, zodat niemand een omweg zoekt.
Veelgestelde vragen over Microsoft Hero Link
Wat is een Microsoft Hero Link?
Een Hero Link is de ene, primaire deellink die elk bestand en elke map in SharePoint en OneDrive krijgt. Link kopiëren, delen per e-mail en het adres in de browser geven allemaal dezelfde link. Standaard hebben alleen mensen die u toevoegt toegang.
Kunt u Hero Links delen met externe gebruikers?
Ja, als uw tenant- en site-instellingen dat toestaan. U kunt externe personen direct toevoegen of de link verbreden naar “Iedereen met de link”. Staan extern delen of “Iedereen”-links uit, dan zijn die opties niet beschikbaar.
Verlopen Hero Links?
Niet automatisch. Volgens SysKit geldt bestaand vervalbeleid voor deellinks niet voor Hero Links. Links met een tijdslimiet kunnen nog steeds, maar dat blijven aparte links in de oude stijl.
Kunnen beheerders Hero Link instellen?
Beheerders stellen de standaard doelgroep per site in met DefaultMainLinkScope, en het tenantbrede deelbeleid blijft gelden. Test de instellingen op een pilotsite voordat de uitrol al uw gebruikers bereikt.
Is Hero Link genoeg voor bestanden delen onder de AVG, de Cyberbeveiligingswet of DORA?
Voor samenwerken binnen uw organisatie kan het onderdeel zijn van uw aanpak. Voor vertrouwelijke bestanden die naar externe partijen gaan, heeft u meestal meer nodig: verificatie van de ontvanger, een verplichte vervaldatum, toegang intrekken per overdracht en een audit trail als bewijs. Daar komt secure file transfer zoals Msafe in beeld.
Zie hoe Msafe samenwerkt met Microsoft 365
In een korte demo laten we zien hoe medewerkers vertrouwelijke bestanden veilig delen vanuit Outlook, met verificatie, vervaldatum en een volledige audit trail.
