E-mail is snel, laagdrempelig en zit in elke workflow. Precies dáárom is het ook een hardnekkige bron van datalekken: één verkeerd gekozen ontvanger, één “reply all”, één bijlage te veel en vertrouwelijke informatie staat buiten je organisatie.
De cijfers onderstrepen dat dit geen incidenten aan de randen zijn. In de eerste helft van 2024 ontving de Autoriteit Persoonsgegevens ruim 9,8 duizend datalekmeldingen. 18% daarvan ging over incidenten met persoonsgegevens in e-mail (bijv. verstuurd naar een verkeerde ontvanger) goed voor 1.760 meldingen in zes maanden.
In eerdere berichtgeving over de AP-datalekrapportage werd dit aandeel rond de 16% genoemd voor fouten zoals “verkeerde ontvanger” of ontvangers zichtbaar in Aan/CC.
Wat opvalt: bij veel meldingen is de schade niet “high-tech”, maar juist menselijk en procesmatig. In dezelfde CBS/AP-cijfers geeft de melder in 88% van de datalekmeldingen aan dat er vooraf geen maatregelen waren getroffen om gegevens te versleutelen, hashen of anders ontoegankelijk te maken.t.
Onbewuste fouten met grote impact
Iedereen krijgt wel eens een e-mail die niet voor hem bedoeld is. Of je ziet ineens je eigen adres in een CC-lijst met tientallen andere adressen. Zulke ogenschijnlijk kleine slordigheden kunnen grote gevolgen hebben, omdat e-mail:
- Niet “terug te draaien” is: eenmaal afgeleverd staat het in een inbox, (mobiele) cache, back-up of archief.
- Vaak bijlagen kopieert naar meerdere plekken (mailserver, endpoint, cloud sync).
- Makkelijk doorgestuurd kan worden, bewust of per ongeluk.
- In de praktijk zelden volledig end-to-end beschermd is.
Zelfs als je mailtransport technisch goed is ingericht, blijft de kern: als je naar de verkeerde persoon mailt, is “beveiligd transport” geen vangnet meer, je hebt het dan gewoon aan de verkeerde geleverd.
Waarom e-mail zo vaak misgaat
De meest voorkomende oorzaken zijn voorspelbaar (en juist daarom zo lastig):
Auto-complete en contactverwarring
Eén verkeerde “Hennie Jansen” uit de suggestielijst en je zit mis, zeker bij externe contacten, aliassen of oude adressen.
CC/BCC-fouten
Bij groepsmails worden adressen zichtbaar voor anderen, waardoor je onbedoeld persoonsgegevens deelt (e-mailadressen zijn vaak al persoonsgegevens, zeker in combinatie met context).
Bijlagen en exports
Een Excel-export met BSN’s, salarisgegevens of dossiers is in één klik meegestuurd. In de CBS/AP-cijfers komen BSN (29%) en financiële gegevens (29%) relatief vaak voor als betrokken gegevens.
Thread-risico (forward/reply all)
Oude bijlagen of gevoelige context “reist mee” in de conversatie.
Wat zij de gevolgen?
1) Wettelijke verplichtingen (AVG)
Bij een datalek geldt doorgaans: beoordelen, vastleggen, mitigeren en soms melden.
- Je moet een datalek zonder onredelijke vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur melden bij de toezichthouder, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor rechten en vrijheden van personen.
- Als het lek waarschijnlijk een hoog risico oplevert, moet je ook de betrokkenen onverwijld informeren.
2) Financiële en reputatieschade
Overtredingen kunnen leiden tot hoge boetes: de AVG kent maxima tot €20 miljoen of 4% van de wereldwijde jaaromzet (welke hoger is, afhankelijk van de categorie overtreding).
Daarnaast zijn er indirecte kosten: incident response, juridische ondersteuning, claims, herstelacties, en vooral vertrouwensverlies bij klanten/partners.
3) Misbruik door cybercriminelen
Gelekte e-mailadressen en context worden vaak hergebruikt voor:
- gerichte aanvallen (bijv. “CEO-fraude”/factuurfraude).
- phishing en spearphishing,
- identiteitsfraude,
De veilige keuze: Secure File Sharing (email uit de keten halen voor gevoelige data)
Wil je het risico structureel verlagen, dan is de meest robuuste stap: email niet langer als standaardkanaal gebruiken voor gevoelige informatie.
Een oplossing zoals Msafe Secure File Transfer (buiten traditionele mailstromen) past in een “secure sharing”-aanpak waarbij je:
- documenten deelt via een beveiligde omgeving,
- ontvangers verifieert,
- rechten afdwingt (view/download),
- toegang kunt intrekken,
- logging/audit trails hebt voor accountability.
Daarmee haal je het grootste faalmechanisme uit e-mail de combinatie van mens + bijlage + verkeerd adres en maak je “veilig werken” de makkelijke default.
Beperk risico’s en verhoog bewustzijn
Gebruikers awareness is essentieel. Medewerkers moeten getraind worden in het herkennen van gevoelige informatie en het veilig delen van gegevens. Veilig werken bestaat niet uit één maatregel op oplossing. Het is een combinatie van gedrag, bewustzijn en de juiste tools.
